Bad communication: як бізнеси втрачають кошти на договірній роботі й що з цим робити

Робота з контрактами є звичною активністю для бізнесів і юридичних департаментів. Але мало компаній можуть налагодити ефективний процес і отримувати максимум від угод. Згідно з дослідженнями, втрати становлять близько 9% річного доходу, і від 5 до 40% на окремих угодах.

Причина — в «ручному» управлінні договорами. Коли в процесі залучено багато учасників, виникають нестикування, додаткові раунди переговорів і довгі ланцюжки листів. А якщо система розсереджена по різним електронним таблицям, поштам і сховищам, вона здається неконтрольованою.

Проблему допомагають вирішити CLM-системи (Contract Lifecycle Management). Це софт, який спрощує кожен етап роботи над договорами — від формування запитів замовником до виконання умов. Для українського ринку CLM-рішення випускає компанія ЛІГА:ЗАКОН. У травні функціонал договірної роботи CONTRACTUM включений в продуктову лінійку LIGA360.

Далі обговоримо якими етапами життєвого циклу договорів можна управляти автоматично з ІТ-рішеннями ЛІГА:ЗАКОН, щоб заощадити час і кошти для бізнесу.

Комунікація і взаємодія в команді

Проблема: Неузгодженість дій всередині команд, тривала підготовка контрактів

Всі, хто колись стикався з договорами, знають, скільки етапів проходить від проекту до підписання. А ще вони знають, що процес виходить далеко за рамки юридичного департаменту.

Бізнес-замовник формує запит для юридичної служби, готується драфт, і починається узгодження документа. Юристи отримують коментарі від декількох підрозділів на e-mail, їм потрібно об’єднати всі зауваження в єдиний файл і повідомити про зміни.

В результаті, співробітники втрачають час, щоб сформувати актуальний документ, звірити правки, у них немає можливості подивитися історію змін або повернутися до попередніх версій тексту. Вигідні угоди відкладаються, а компанія могла б заробляти на них набагато раніше. Тому поліпшення договірної роботи слід почати з комунікації.

Рішення: Зберігати й створювати документи в хмарному сховищі

Синхронно працювати з документами дозволяють хмарні сховища. Завдяки їм команда бачить єдину версію тексту, з останніми правками та зауваженнями. Співробітники отримують доступ до файлів поза офісом і з різних пристроїв. А на етапі підписання документів легко перевірити коли і які правки були внесені.

При виборі хмарного рішення для договірної роботи важливо звернути увагу на захист даних, адже контракти пов’язані з персональною і конфіденційною інформацією.

Переваги для команд в системах LIGA360+CONTRACTUM:

    Тайм-лайн для контролю всіх етапів реалізації проекту. Система автоматично запропонує дати для моніторингу, а ще можна додати свої події;

    Зручна систематизація договорів і фільтри пошуку;

    Надійний захист хмарного сховища для безпечної роботи поза офісом;

    Паспорт договору для швидкого ознайомлення з суттю документа.

Перевірка ризиків або швидке узгодження?

Проблема: Поспіх в укладанні договорів на шкоду перевірці ризиків

Основне джерело суперечностей в життєвому циклі контракту — це баланс між швидкістю й контролем. Оскільки контракти пов’язані зі значними фінансовими й правовими ризиками, юристи наполягають звіряти кожну букву «під мікроскопом». Відділ продажів просить прискорити події, щоб угода закрилася швидше. Департаменти йдуть на компроміс, і перевірка ризиків відбувається в мінімальний термін.

В результаті, в уже підписаній угоді з’ясовуються приховані санкції, невигідні умови, або виконати умови не виходить через ненадійних підрядників.

Щоб не втрачати гроші, бізнес повинен не лише швидко укладати контракти, а й контролювати управління ризиками. На щастя, обидва ці процеси можна автоматизувати.

Рішення: Використовувати автоматичну перевірку договору й аналіз ризиків

Основна перевага CLM-систем — мінімізація «людського фактора» в договірній роботі, що дозволяє виявити помилки на ранніх стадіях підготовки документів.

Але управління ризиками в договірній роботі охоплює ширший пул завдань, аніж перевірка текстів. Приступаючи до роботи над контрактом, юридичний департамент аналізує і зіставляє величезні масиви інформації. Це оцінка правового поля, судової практики, перевірка інформації про підрядників і сторони. Адже тільки оглянувши повну картину можна оцінити ризики в майбутньому.

CONTACTUM забезпечує всі ці потреби, без необхідності підключати додаткові програми категорії legal tech / risk management.

Які аналітичні завдання можна довірити LIGA360 з функцією CONTRACTUM?

    Перевірити правове поле, судові рішення й релевантні правові кейси;

    Визначити структуру і розділи відповідно до типу контракту (система розпізнає понад 40 видів договорів);

    Перевірити ризик-фактори сторін (банкрутство, санкції, публічні кошти, зв’язки, судові рішення);

    Перевірити суми, платежі й штрафні санкції;

    Провести «гігієнічну перевірку» тексту (нумерація, реквізити, дати, юридично незначущі слова).

На сьогодні, CONTRACTUM — це єдиний CLM-інструмент на українському ринку. Ця система розроблялася спеціально під українську правову систему і з урахуванням регіональних аспектів договірної роботи.

Система працює для української мови — що неможливо в закордонних аналогах — а також планується додавання нових мовних версій. Робота з текстом відбувається в знайомому середовищі MS Word.

Договірний аудит і моніторинг змін

Проблема: пропуск дедлайнів і дат продовження договору

Робота з контрактами не припиняється після підписання документів. Фінансові департаменти проводять виплати, юристи перевіряють чи не змінилося законодавче поле, співробітники перевіряють чи не було змін у контрагентів, що вплинуть на виконання умов. Крім цього, якщо контракт укладається на тимчасових засадах, бізнесу потрібно готуватися до нового етапу переговорів.

Для аналогового контролю за виконанням договорів потрібен значний людський ресурс. Замість цього, співробітники могли б раціональніше розпоряджатися часом в пошуку нових партнерів і спілкуванні з клієнтами.

Рішення: Налаштувати автоматичний моніторинг дат та інших факторів, що впливають на виконання договору

У LIGA360 доступні такі види моніторингів:

    Ключові дати за контрактами. Система сповістить, коли документи вступають і втрачають силу, до якого числа слід внести оплату або виконати послуги.

    Зміни в діяльності сторін. Користувачеві прийде повідомлення, якщо змінюються реквізити, власники, судові рішення, або підприємство було оголошено банкрутом.

    Зміни законодавства і судових рішень.

Всі зміни зображуються в єдиному вікні користувача. Для деяких видів моніторингу доступні оповіщення на e-mail.

Проблема: відсутність аудиту та перевірки ефективності угод

Великі компанії ухвалюють до 350 контрактів на тиждень. За таких темпів, навіть з великим юридичним департаментом, складно оцінити ефективність договорів, зібрати інформацію для аналізу і дати оцінку процесу.

Тому CLM-системи, зі зручним зберіганням і пошуком інформації за контрактами компанії, дають перевагу для аудиту договорів.

Рішення: Зберігати договори в єдиному сховищі для швидкого доступу до інформації

Коли документи зібрані на єдиній платформі, систематизовані в теках, легше виявити помилки в процесі. Так, відповідальні співробітники не витрачають час на збір інформації, а на аналіз і оцінку ефективності договорів.

З функціоналом CONTRACTUM можна скласти повну базу контрактів для вашої компанії, шукати документи за теками або ключовими словами.

Більше, ніж договірна робота

Управління контрактами — це лише один з аспектів автоматизації бізнесу. Компанії змінюються, щоб бути ефективними й краще реагувати на зміни. І тренд на цифрові технології з кожним роком посилюється.

Тому CONTRACTUM розроблений як частина комплексної ІТ-системи LIGA360. По суті, це «єдине вікно» для управління бізнесом, з інструментами для різних ролей в команді.

Українські бізнеси використовують LIGA360 для моніторингу законодавства та ЗМІ, аналізу інформації про контрагентів, для legal research і прогнозу ризиків. Детальніше про LIGA360 дізнавайтеся за посиланням. А тест-драйв LIGA360 з функцією CONTRACTUM можна замовити тут.

Джерело

Поделиться

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *